Hồ sơ thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một văn bản do Cơ quan đăng ký doanh nghiệp có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp để ghi nhận những thông tin đăng ký của doanh nghiệp đó, thiết lập sự bảo hộ của Nhà nước đối với tên doanh nghiệp và là cơ sở pháp lý cho các hoạt động phát sinh sau này của doanh nghiệp. Căn cứ theo Luật doanh nghiệp 2014, trên Giáy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện các nội dung chính sau đây:

• Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở chính
• Thông tin người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
• Vốn điều lệ
• Đối với công ty hợp danh, công ty TNHH hai thành viên trở lên còn có thông tin các thành viên, đối với công ty cổ phần có thông tin cổ đông sáng lập

So với quy định của Luật cũ, Giấy chứng nhận kinh doanh đã bỏ đi nội dung về ngành nghề kinh doanh. Khi có nhu cầu thay đổi một trong các thông tin nêu trên (trừ mã số doanh nghiệp do Cơ quan đăng ký cung cấp), doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung. Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin về ngành nghề kinh doanh, cổ đông sáng lập, vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân…thì phải ra thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Những thủ tục này đều thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ cần chuẩn bị cụ thể sẽ phụ thuộc vào nội dung mà doanh nghiệp muốn thay đổi, cụ thể như sau:

Thay đổi tên doanh nghiệp

Tên công ty bao gồm: Tên tiếng Việt, Tên tiếng Anh, Tên viết tắt. Doanh nghiệp có thể thay đổi một trong ba tên hoặc cả ba tên đó.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật ký)
• Quyết định bằng văn bản về việc đổi tên doanh nghiệp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên (do Chủ tịch hội đồng thành viên ký), của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký), của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với công ty TNHH một thành viên. Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty
• Bản sao biên bản họp về việc đổi tên doanh nghiệp
• Bản gốc và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có),
• Giấy ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức khác thực hiện việc đăng ký đổi tên doanh nghiệp (nếu có)

Lưu ý:

• Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp phải tiến hành các thủ tục sau:
  • Điều chỉnh mẫu dấu, hủy bỏ dấu cũ, khắc dấu mới và công bố mẫu dấu
  • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần phải thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đầu tư

Thay đổi trụ sở công ty

Doanh nghiệp có thể thay đổi trụ sở kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh/thành phố (cùng quận/khác quận), hoặc sang tỉnh/thành phố khác để thuận lợi cho việc hoạt động.

• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh/thành phố: không có sự thay đổi về cơ quan quản lý thuế thì doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh với hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:
  • Giấy đề nghị đăng ký thay đổi (do người đại diện theo pháp luật ký)
  • Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty
  • Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế
  • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở kinh doanh khác tỉnh/thành phố: dẫn đến có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế thì doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế và phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty chuyển đi, đồng thời phải gửi thông báo đến cơ quan thuế và phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty chuyển đến đặt trụ sở, cụ thể:
  • Tại cơ quan thuế nơi công ty chuyển đi: Công ty phải gửi thông báo về việc chuyển trụ sở và hoàn thành các nghĩa vụ thuế, thực hiện thanh hủy hóa đơn (nếu có đăng ký sử dụng), sau đó lấy xác nhận đã hoàn thành thủ tục thuế
  • Tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty chuyển đến: Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh mới với nội dung thông báo bao gồm:
    • Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế);
    • Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
    • Họ, tên, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở khác tỉnh cần chuẩn bị:
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
  • Quyết định về việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp
  • Biên bản họp về việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp
  • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của công ty
  • Giấy ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức khác thực hiện việc đăng ký thay đổi trụ sở
  • Bản sao điều lệ công ty
  • Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập/người đại diện theo ủy quyền…tùy thuộc vào loại hình công ty

Tại cơ quan thuế nơi công ty chuyển đến: nộp hồ sơ đăng ký nộp thuế tại Cục thuế mới

Lưu ý:

• Nếu trên mẫu dấu doanh nghiệp có thông tin địa chỉ cũ của doanh nghiệp thì phải hủy bỏ mẫu dấu cũ, khắc dấu mới và công bố mẫu dấu.
• Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi tiến hành thủ tục đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh khác.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật ở đây có thể là việc điều chỉnh một số thông tin của người đang là đại diện pháp luật thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như số chứng minh nhân dân, quốc tịch, địa chỉ chỗ ở…hoặc thay đổi sang người khác làm đại diện theo pháp luật. Quy định của Luật doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP chỉ nêu ra trình tự thủ tục thay đổi người đại diện đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên vềviệc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.

Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Thay đổi vốn điều lệ, thay đổi tỷ lệ vốn góp

• Trường hợp công ty thay đổi tỷ lệ vốn góp. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:
  • Thông báo về việc thay đổi nội dung:
    • Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
    • Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP hoặc số quyết định thành lập, mã số doanh nghiệp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
    • Tỷ lệ phần vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc của mỗi thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
    • Vốn điều lệ đã đăng ký và vốn điều lệ đã thay đổi; thời điểm và hình thức tăng giảm vốn;
  • Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, danh sách cổ đông.
• Trường hợp công ty thay đổi vốn điều lệ: gồm có tăng vốn điều lệ (do thành viên tăng mức góp vốn hoặc do Đại hội đồng cổ đông phát hành cổ phần chào bán) và giảm vốn điều lệ. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:
  • Thông báo thay đổi nội dung
  • Quyết định bằng văn bản về việc tăng/giảm vốn điều lệ
  • Biên bản họp về việc thay đổi vốn điều lệ
  • Giấy ủy quyền, giới thiệu cho người nộp hồ sơ (nếu có)
  • Một số giấy tờ khác dựa trên quy định của Luật doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP tùy thuộc vào việc tăng hay giảm vốn điều lệ như: giấy tờ xác nhận góp vốn mới, giấy tờ chứng thực của thành viên mới (trong trường hợp tăng vốn của công ty TNHH hai thành viên trở lên), báo cáo tài chính tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ, đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài thì phải được xác nhận bằng kiểm toán độc lập (trường hợp giảm vốn điều lệ).

Lưu ý:

• Việc tăng vốn điều lệ có thể ảnh hưởng đến mức phí đóng thuế môn bài, do đó doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu trước.
• Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ khác sau khi giảm vốn.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Kết quả:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ;
• Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ chưa hợp lệ

Bravolaw hy vọng với những chia sẽ trên sẽ giúp được bạn chuẩn bị hoàn hão nhất khi tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh, cần tư vấn vui lòng liên hệ theo số 1900.6296 để nhận được tư vấn nhé.