Thành lập công ty là một trong những vấn đề cơ bản trong giai đoạn khởi nghiệp của các startup , tuy nhiên khi thực hiện mở một công ty chủ sở hữu cần lưu ý rất nhiều vấn đề từ khâu chuẩn bị đến khâu vận hành, cần nắm rõ các quy định về Luật và thuế để tránh những sai sót dẫn đến những rủi ro không mong muốn. Vậy những vấn đề đó là gì? Luật Bravolaw sẽ giúp khách hàng làm rõ thắc mắc này như sau:
Công ty là gì?
Theo quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Thành lập công ty cần lưu ý những gì?
Chuẩn bị về chủ thể đứng tên trên giấy phép kinh doanh.
- Cần xác định được những chủ thể nào có thể đứng ra thành lập công ty và những chủ thể không được phép thành lập công ty.
- Những tổ chức cá nhân sau không có quyền thành lập thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam như sau:
- Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
- Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.
- Cần lưu ý những đối tượng không được thành lập và quản lý doanh nghiệp để tránh bị từ chối khi đăng ký doanh nghiệp.
- Khi đã xác định được chủ thể đứng tên trên giấy phép kinh doanh thì tiến hành chuẩn bị các loại giấy tờ cá nhân như:
- Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu;
- Phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Các chứng chỉ hành nghề, chứng chỉ môi giới…và chứng chỉ nghiệp vụ có liên quan trong phạm vi kinh doanh nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu phải có;
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Hiện nay có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến là:
- Công ty TNHH một thành viên: Do một cá nhân hoặc tổ chức là chủ;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến dưới 50 thành viên, thành viên công ty TNHH hai thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức;
- Công ty cổ phần: Có từ 3 cổ đông trở lên và không hạn chế số lượng thành viên tối đa;
- Công ty hợp danh: Có ít nhất 2 thành viên cùng sở hữu công ty và chịu trách nhiệm vô hạn về các nghĩa vụ của công ty;
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ sở hữu và chịu trách nhiệm vô hạn với cac rủi ro của công ty;
- Các loại hình doanh nghiệp điều những ưu điểm và nhược điểm khác nhau vì thể chủ thể có thể cân nhắc trước khi lựa chọn
Đặt tên công ty
- Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó và không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
- Tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau:
- Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH, Cổ phần, Hợp Danh, Doanh nghiệp tư nhân;
- Tên riêng: ( ví dụ như: Thành Phát, Vạn Phát, Luật Khánh Phong…)
- Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Trụ sở công ty
- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Địa chỉ trụ sở công ty cần phải xác định rõ các cấp bao gồm:
- Số nhà + tên đường
- Tên xã/phường/thị trấn
- Tên Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố trực thuộc tỉnh/trực thuộc thành phố
- Thành phố trực thuộc trung ương
Nghành nghề kinh doanh
Doanh nghiệp khi thành lập có thể tự do kinh doanh các nghành nghề pháp luật không cấm. Doanh nghiệp trước khi chọn lựa nghanh nghề kinh doanh có thể tham khảo Luật đầu tư 2020 để có thể biết được những nghành nghề cấm đầu tư kinh doanh ở Việt Nam và những nghành nghề có điều kiện đi kèm để thực hiện.
Vốn điều lệ
- Vốn điều lệ là mức vốn đăng ký đối với cơ quan đăng ký kinh doanh do các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp trong vòng 90 ngày. Pháp luật không quy định cụ thể về điều kiện phải chứng minh số vốn góp khi thành lập công ty. Tuy nhiên đối với những nghành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì số vốn điều lệ tối thiểu phải bằng vốn pháp định.
- Ngoài ra, vốn điều lệ cũng là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế môn bài đối với nhà nước.
- Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hằng năm 3 triệu đồng.
- Vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hằng năm 2 triệu đồng.
Thành viên góp vốn, cổ đông góp vốn
- Khi thành lập doanh nghiệp cần phải xác định rõ các thành viên tham gia góp vốn, cổ đông góp vốn để phân chia quyền lợi, lợi nhuận theo tỉ lệ đóng góp của các thành viên vào công ty.
- Việc xác định những thành viên góp vốn, cổ đông góp vốn cũng rất quan trọng để tránh những sung đột quyền lợi sau này và đó cũng là định hướng để phát triển doanh nghiệp sau này.
Người đại diện pháp luật của công ty
- Khi thành lập công ty cần xác định được ai là người đại diện pháp luật, nhiều trường hợp người đại diện đồng thời là chủ sở hữu công ty TNHH hoặc có thể ủy quyền người khác làm đại diện.
- Cần xác định về thẩm quyền của người đại diện pháp luật vì đây cũng là người thực hiện các giao dịch, ký các hợp đồng đối với đối tác kinh doanh và chịu trách nhiệm với cac rủi ro của công ty.
- Chức danh của người đại diện pháp luật có thể là: Giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên…
Những vấn đề cần lưu ý khi soạn hồ sơ thành lập công ty
- Sau khi chuẩn bị đầy đủ những điều kiện về tên công ty, trụ sở, nghành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu… doanh nghiệp tiến hành soạn hồ sơ đăng ký.
- Khi tiến hành soạn hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp lưu ý cần phải áp dụng các biễu mẫu theo quy định mới nhất.
- Thông tin trên hồ sơ đăng ký cần phải chính xác để tránh nhằm lẫn dẫn đến sai sót thông tin trên giấy phép kinh doanh.
- Đối với giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp phải là bản sao y công chứng.
- Đối với các chứng chỉ nộp kèo theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cũng phải được sao y công chứng.
Nộp hồ sơ và theo dõi trạng thái hồ sơ đã nộp
- Khi đã thực hiện xong bước soạn hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành thủ tục nôp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Hiện nay doanh nghiệp khi thực hiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điều được khuyến khích thực hiện nộp qua mạng điện tử trên cổng thông tin quốc gia.
- Khi đã nộp hồ sơ trên cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp tiến hành theo dõi trạng thái hồ sơ để có thể cập nhật ngay những yêu cầu sửa đổi, bổ sung từ Sở kế hoạch và Đầu tư.
- Khi hồ sơ đã được chấp thuận thì doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau từ 03-05 ngày làm việc.
Khi nhận được giấy kinh doanh và thực hiện các thủ tục về thuế
Khắc dấu của doanh nghiệp
- Khi doanh nghiệp nhận được giấy phép kinh doanh thì tiến hành khác con dấu của doanh nghiệp đó.
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các thủ tục về thuế
- Chữ ký số của doanh nghiệp:
- Hiện nay cơ quan thuế yêu cầu tất cả các doanh nghiệp điều phải thực hiện kê khai thuế và nộp thuế qua mạng điện tử, vì vậy chữ ký số rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Chữ ký số có dạng như USB đã được mã hóa các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp.
- Chữ ký số để ký lên các văn bản, tài liệu khi thực hiện các giao dịch điện tử.
Thông báo số tài khoản ngân hàng và phát hành hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp khi đã có giấy phép kinh doanh cần thực hiện thông báo số tài khoản ngân hàng và phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan quản lý.
Đóng thuế môn bài
- Sau khi doanh nghiệp nhận được giấy phép kinh doanh tiến hành nộp tờ khai và nộp thuế môn bài.
- Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hằng năm 3 triệu đồng.
- Vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hằng năm 2 triệu đồng.
- Doanh nghiệp cần thực hiện đóng thuế môn đúng thời hạn để tranh bị phạt.
- Riêng đối với năm 2021 khi doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn thuê môn bài, nhưng phải nộp tờ khai thuế môn bài, trong tờ khai kê khai số tiền phải nộp bằng 0.
Khai thuế ban đầu và treo bảng hiệu tại công ty
- Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp tiến hành khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 30 ngày kể từ khi nhận được giấy phép kinh doanh.
- Treo biển hiệu công ty. Công ty phải tiến hành treo biển hiệu tại trụ sở sau khi nhận được giấy phép. Nếu doanh nghiệp không thực hiện treo biển hiệu có thể bị cơ quan thuế nhắc nhở, nặng hơn có thể bị khóa mã số thuế và xử phạt hành chính.
Trên đây là những vấn đề cần lưu ý khi thành lập công ty năm 2021. Khách hành có thắc mắc có thể liên hệ công ty Luật Bravolaw để được tư vấn giải đáp và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
