Thành lập văn phòng đại diện cho công ty là một trong những nhu cầu tất yếu khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường hoạt động và quảng bá thương hiệu? Thủ tục mở văn phòng đại diện như thế nào, trong bài viết dưới đây Luật Brvolaw sẽ hướng dẫn cụ thể về thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định Luật doanh nghiệp 2020.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp thì:
“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng nghiên cứu thị trường và tiếp thị sản phẩm cho doanh nghiệp còn không có chức năng kinh doanh và không có tư cách pháp nhân độc lập.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ trước khi thành lập văn phòng đại diện
Các thông tin cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện:
- Thông tin về tên văn phòng đại diện: Điều 40 Luật doanh nghiệp quy định về tên văn phòng đại diện:
“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”
- Thông tin về địa chỉ của văn phòng đại diện: Địa chỉ văn phòng đại diện có thể được đặt trong phạm vi cùng tỉnh hoặc khác tỉnh của địa chỉ công ty. Doanh nghiệp không được sử dụng nhà chung cư hoặc tập thể để đăng ký cho địa chỉ văn phòng đại diện.
- Thông tin về Người đứng đầu văn phòng đại diện: Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân được công ty cử để thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng đại diện. Luật doanh nghiêp không có quy định cụ thể về điều kiện của Người đứng đầu văn phòng đại diện. Vì vậy, mọi cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, có đủ chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất, đạo đức đều có thể được công ty bổ nhiệm làm Người đứng đầu văn phòng đại diện.
Các giấy tờ tài liệu cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện:
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty;
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của Người đứng đầu văn phòng đại diện;
Xem thêm: Tư vấn thành lập văn phòng đại diện
Bước 2: Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Theo mẫu);
- Biên bản họp HĐQT/HĐTV về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của HĐQT/HĐTV/Chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Bản hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của Người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ, trong trường hợp Người đại diện theo pháp luật của công ty không phải là người trực tiếp nộp hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng trên trang “Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp” > Hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp nộp bổ sung một bộ hồ sơ bản cứng (nếu trước đó nộp online) và nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo hướng dẫn điều chỉnh hoặc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp bổ sung thông tin và nộp lại từ đầu.
Bước 4: Tiến hành công bố thông tin thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật, sau khi thành lập văn phòng đại diện phải công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Đọc thêm bài viết: Thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội
Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện và Đăng tải mẫu dấu
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện cũng có quyền sử dụng con dấu riêng. Nội dung con dấu văn phòng đại diện phải thể hiện những thông tin sau đây: Tên văn phòng đại diện và Mã số thuế của văn phòng đại diện. Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp phải tiến hành Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng.
Trên đây là thủ tục thành lập văn phòng đại diện, nếu bạn còn vướng mắc liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty hoặc bạn cần tư vấn về những việc cần phải thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty, vui lòng liên hệ theo Hotline: 1900 6296 để được các luật sư tư vấn luật doanh nghiệp của chúng tôi hỗ trợ.
